Abmahngefahr durch ”neue” Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails

Das Wichtigste vorab:

• E-Mails, Faxe, Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen (wie z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc.) müssen die gleichen Angaben enthalten, die auch sonst auf jedem Geschäftsbrief stehen.
  
• Diese "Fußleistenpflicht" bezog sich bislang auf "Geschäftsbriefe." Mit dem zum 1. Januar 2007 in Kraft getreten "Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) wurde klargestellt, dass diese Pflicht für alle Geschäftsbriefe "gleichviel welcher Form" (also auch E-Mails) besteht.
  
• Neben den Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sind auch alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen.
  
• Zu den Einzelheiten empfehlen wir die Merkblätter "Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen"
  
• E-Mails, Faxe, etc., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen (wie z.B. bloße interne Kommunikation) unterliegen jedoch auch nach der neuen Gesetzeslage nicht der "Fußleistenpflicht"
  
• Kleingewerbetreibende sind von den genannten Vorschriften nicht unmittelbar betroffen. Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen ab dem 22. Mai 2007 zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen machen. Während bislang auf allen Briefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet wurden, die Angabe des ausgeschriebenen Familien- und Vornamens Pflicht war, muss zum genannten Stichtag auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden.
  
• Es ist zu erwarten, dass Trittbrettfahrer in der Folge der Berichterstattung versuchen werden, Abmahnungen durchzuführen. Dies setzt jedoch notwendigerweise den Kontakt mit dem abzumahnenden Unternehmen voraus. In dem Zusammenhang möchten wir des Weiteren darauf hinweisen, dass die ohne das vorherige ausdrückliche oder stillschweigende Einverständnis des Adressaten abgeschickte Email-Werbung eine unzumutbare Belästigung darstellt und ebenfalls abmahnfähig ist.

Zum 1. Januar 2007 ist das "Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister? (EHUG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz enthält auch Änderungen der Bestimmungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Einzelkaufleuten, Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Es wurde klar gestellt, dass diese Angaben auch in geschäftlichen E-Mails, Faxen etc. enthalten sein müssen.

Es gibt eine Vielzahl von Einzelregelungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen . Diese finden sich unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH-Gesetz (GmbHG) und im Aktiengesetz (AktG). (Zum Umfang der Pflichtangaben im Einzelnen siehe unten unter Ziff. 4)

Diese Regelungen begannen bisher sinngemäß mit: "Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen" die dann in den jeweiligen Vorschriften weiter spezifizierten Angaben enthalten sein.

Mit dem EHUG hat der Gesetzgeber diese Bestimmungen um den Passus "gleichviel welcher Form" ergänzt, so dass diese nun wie folgt lauten: "Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel in welcher Form, die ...".

Hiermit wollte der Gesetzgeber klar stellen, dass es für die Einordnung der Mitteilung eines Unternehmens als "Geschäftsbrief" nicht auf die äußere Form im Sinne eines klassischen Geschäftsbriefes auf Papierbogen ankommt, sondern auch andere geschriebene Mitteilungen wie Telefaxe, Postkarten, E-Mails etc. umfasst werden. Entscheidend für die Qualifizierung als "Geschäftsbrief" ist, dass es sich bei dem betroffenen "Schreiben" um eine nach außen gerichtete, geschäftliche Mitteilung handelt. Unternehmensinterne Mitteilungen werden nicht erfasst.

Mit der Gesetzesänderung ist jedoch keine Änderung der bisherigen materiellen Rechtslage verbunden, denn schon vor dem Inkrafttreten des EHUG nahm die Rechtswissenschaft an, dass der Anwendungsbereich der Vorschriften weit zu fassen ist. Entsprechend ging auch der Gesetzgeber davon aus, mit dem EHUG lediglich eine Klarstellung der bisherigen Gesetzeslage, nicht aber eine Erweiterung des Anwendungsbereiches der Pflichtangaben vorzunehmen.

Es hat sich also - außer der Klarstellung - nichts geändert. Die Reaktion in den Medien auf das EHUG und der allgemeine "Aufschrei" wegen der vermeintlich neuen Pflichtangaben für E-Mails zeigt, dass sich viele Unternehmen bisher offenbar nicht über die Anwendbarkeit der einschlägigen Vorschriften auch auf E-Mails und den Umfang der erforderlichen Pflichtangaben im Klaren waren.

Unser Tipp:
Überprüfen Sie, inwieweit die derzeitigen Angaben in Ihren geschäftlichen E-Mails mit den geforderten Pflichtangaben übereinstimmen. Nehmen Sie gegebenfalls die erforderlichen Ergänzungen vor, da andernfalls eine Abmahnung erfolgen kann. Der Nachrichtendienst "heise online" berichtet bereits von einer ersten Abmahnwelle wegen fehlender Handelsregisterangaben in geschäftlichen E-Mails. Konkret wurde ein Webhoster abgemahnt. Details: http://www.heise.de/newsticker/meldung/84670

Autor/Quelle: Marco Albrecht (eCOMM), Christian Gerstädt (IHK), Fabian Laucken, Claas Oehler (Rechtsanwälte, IHDE & PARTNER)